Postępowanie w sprawie świadczeń pomocy społecznej wszczynane jest na wniosek osoby zainteresowanej, jej przedstawiciela ustawowego albo innej osoby, za zgodą osoby zainteresowanej lub jej przedstawiciela ustawowego.
Pomoc społeczna może być udzielana z urzędu.
Podstawą udzielenia pomocy społecznej jest przeprowadzenie wywiadu środowiskowego.
Wywiad przeprowadza się w terminie 14 dni od dnia powzięcia wiadomości o potrzebie przyznania świadczenia z pomocy społecznej, a w sprawach pilnych w terminie 2 dni.
Wywiad przeprowadza się w miejscu zamieszkania osoby lub rodziny albo w miejscu ich pobytu.
Pracownik socjalny przeprowadzając wywiad, bierze pod uwagę indywidualne cechy, sytuację osobistą, rodzinną, dochodową i majątkową osoby samotnie gospodarującej lub osób w rodzinie, mogące mieć wpływ na rodzaj i zakres przyznawanej im pomocy.
Jednocześnie podczas wywiadu ustala się dane osób zobowiązanych do alimentacji, w celu rozeznania możliwości pomocy rodzinie pozostającej w trudnej sytuacji życiowej.
Osoby i rodziny ubiegające się o pomoc z Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej zobowiązane są do udokumentowania swojej trudnej sytuacji osobistej, rodzinnej, dochodowej i majątkowej na podstawie następujących dokumentów:
- dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość;
- skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka lub książeczki zdrowia dziecka;
- dokumentów określających status cudzoziemca w Rzeczypospolitej Polskiej;
- decyzji właściwego organu w sprawie renty, emerytury, świadczenia przedemerytalnego lub zasiłku przedemerytalnego, emerytury pomostowej, nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, uposażenia w stanie spoczynku, renty strukturalnej oraz renty socjalnej;
- orzeczenia komisji do spraw inwalidztwa i zatrudnienia wydanego przed dniem 1 września 1997 r., orzeczenia lekarza orzecznika o niezdolności do pracy, niezdolności do samodzielnej egzystencji, orzeczenia komisji lekarskiej;
- orzeczenia o niepełnosprawności albo orzeczenia o stopniu niepełnosprawności;
- zaświadczenia albo oświadczenia o wysokości wynagrodzenia z tytułu zatrudnienia, zawierającego informacje o wysokości potrąconej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, kosztów uzyskania przychodu, składki na ubezpieczenie zdrowotne, składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w części finansowanej przez ubezpieczonego oraz składki na ubezpieczenie chorobowe;
- zaświadczenia albo oświadczenia o wysokości wynagrodzenia uzyskiwanego na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia, umowy o dzieło albo w okresie członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych (usług rolniczych), zawierającego informacje o potrąconej zaliczce na podatek dochodowy od osób fizycznych, składki na ubezpieczenie zdrowotne, składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w części finansowanej przez ubezpieczonego oraz składki na ubezpieczenie chorobowe;
- zaświadczenia albo oświadczenia o okresie zatrudnienia, w tym o okresach, za które były opłacane składki na ubezpieczenia społeczne, oraz o okresach nieskładkowych;
- dowodu otrzymania renty, emerytury, zasiłku przedemerytalnego lub świadczenia przedemerytalnego, emerytury pomostowej, nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, uposażenia w stanie spoczynku, renty strukturalnej oraz renty socjalnej;
- decyzji o przyznaniu uprawnień kombatanckich, zaświadczenia o uprawnieniach kombatanckich lub legitymacji członka Korpusu Weteranów Walk o Niepodległość Rzeczypospolitej Polskiej;
- zaświadczenia urzędu gminy albo oświadczenia o powierzchni gospodarstwa rolnego w hektarach przeliczeniowych;
- zaświadczenia albo oświadczenia o kontynuowaniu nauki w szkole podstawowej, szkole ponadpodstawowej lub szkole wyższej;
- decyzji starosty o przyznaniu lub odmowie przyznania statusu bezrobotnego, utracie statusu bezrobotnego, o przyznaniu, odmowie przyznania, wstrzymaniu, wznowieniu wypłaty oraz utracie lub pozbawieniu prawa do zasiłku dla bezrobotnych, stypendium, dodatku aktywizacyjnego albo oświadczenia o pozostawaniu bezrobotnym lub poszukującym pracy;
- decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o ustaleniu kapitału początkowego;
- zaświadczenia albo oświadczenia o zobowiązaniu do opłacania składki na ubezpieczenie społeczne rolników;
- dowodu opłacenia składki na ubezpieczenie społeczne rolników;
- dowodu opłacenia składki na ubezpieczenie społeczne przez osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą;
- zaświadczenia albo oświadczenia o zadeklarowanej podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą;
- zaświadczenia, o których mowa w art. 8 ust. 7 i 8;
- zaświadczenia albo oświadczenia o uzyskaniu dochodu, o którym mowa w art. 8 ust. 11 i 12;
- decyzji organów przyznających świadczenia pieniężne;
- oświadczenia o stanie majątkowym;
- prawomocnego orzeczenia sądu o pozbawieniu władzy rodzicielskiej albo o skazaniu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego popełnione na szkodę osoby obowiązanej do wnoszenia opłaty za pobyt mieszkańca domu w domu pomocy społecznej, jej zstępnego, małoletniego lub pełnoletniego nieporadnego ze względu na wiek, stan psychiczny lub fizyczny, jej rodzeństwa lub rodzica.
Osoba lub rodzina korzystająca z pomocy społecznej zobowiązana jest do współpracy
z pracownikiem socjalnym w rozwiązywaniu swojej trudnej sytuacji życiowej.
Każda sprawa rozpatrywana jest indywidualnie z zastosowaniem zasady, że odmowa nie może mieć wpływu na zabezpieczenie potrzeb nieletnich dzieci.
Zamiast zaświadczeń mogą być także oświadczenia – o ostatecznej formie dokumentu decyduje pracownik socjalny kompletujący dokumentację – stosowanie do okoliczności sprawy.